#003 仕事で使うエクセル(経理)/2013年の仕事の目標

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エクセルを使ってデータ分析等する際に使っている技。

私が経理の仕事でよく使っているエクセル。
作業が楽になるなぁというエクセルの技を「関数」「ショートカット」「グラフ」「その他」の4つに分けてご紹介したいと思います。

関数

①SUM  和を求める。
②COUNT     個数を数える。
③VLOOKUP      データを検索する
④IF          条件分岐に使う
⑤その他

①基本的な所だと、指定範囲を単純に足すだけのSUM関数
合計系の関数は色々とあるので、使いこなせると便利[Alt]+[Shift]+[=]キー のショートカットで一発で計算できます。

また、その他の関数は、
sumif… 特定の条件の値だけ合計できる
subtotal… 一部を除いて計算できる、また非表示セルを対象外にして合計を出せる等
(見えている部分だけ合計=SUBTOTAL(109,A1:A5)
sumproduct …数量も含んだ計算の時に便利。また条件を絡ませ、集計に使える。2つ以上の条件を満たすデータを調べる
 Excel(エクセル)基本講座:SUMPRODUCT関数
dsum… 条件付き合計

②カウント系の関数COUNTは、データ(数値)の個数を数えるときに使います。
counta… 数字だけでなくて、文字もカウントする。
countblank… 空白を数える
countif…条件(”>0″:0以上、 “<1000″:1000より小さい)に合うものだけ数える。
dcount… 複数条件の数をカウント
dcounta…〃

③検索系の関数LOOKUP、ある範囲のなかで条件を満たすセルの内容を取得するとき
vlookup、hlookup…表のタテとヨコの位置を指定して特定の値を検索する。(商品コード等、紐づけるときに便利)

④指定された条件を調べてそれに対応した結果を計算又は表示できるIF関数。

例えば、
=IF(B2>100,”○”,””)
『もしセルB2 が100より大きければセルC2に ○ を表示しなさい』という意味。
IF関数は、他の関数と組み合わせて良く使います。奥が深い。

例えば、5000円以上10000円未満のものを探すとき、AND関数と組み合わせれば、
=IF(AND(10000>K2,K2>=5000),”1″,””)
で、条件にあったもの1と表示されます。

⑤その他

・TRIM…余計なスペースを削除する
SUBSTITUTE…セル(A1)の中の全てのスペースを削除する =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,” ”,””),” “,””)
・PHONETIC…ふりがなを表示する
・ROW…自分の行番号を取得する。行の追加や削除をしても自動で連番を振りかえられる。
・ROUND…四捨五入後の桁数を指定。
小数点の位置が0、左側へ-1(1の桁])、-2(10の桁)、-3(100の桁)
右側へ 1(小数第1位)、2(小数第2位)、、、
・ASC…全角を半角に
・JIS…半角を全角に

また、
●日付を曜日にしたいとき、
=TEXT(B4,”aaa”)

●重複データを探したいとき、
=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>1,”*”,””)

とか、色々関数を工夫して調べられます。

後、関数を使うにあたっては、絶対参照と相対参照の概念は知った方が良いと思います。
詳しくはこちら↓

第97回 これだけは押さえておきたいエクセルの知識  前編 – bingo_nakanishiの他言語出身者のためのPerl入門

その他についての関数はこちら↓
マイナーだけど知ってると便利なExcel関数 – NAVER まとめ

エクセル(Excel)の、差が出る便利ワザ10 | All About(オールアバウト)

ショートカット

基本的な所から書くと、
●プリンタのショートカット ctrl+P
●コピペ、  ctrl+c、ctrl+xとctrl+v
●前の作業と同じことを繰り返す[F4]キー/[Ctrl]+[Y]
●セルの編集 F2

知っていると便利なもの、

●検索、置換 ctrf+f
●削除 ctrl+-
●ジャンプ ctrl+G
●元に戻す Ctrl+Z/で元に戻した操作をもう一度実行する Ctrl+Y
●右クリックのショートカット shift+F10
●その列全体を選択する Ctrl+Space
●上のセルをコピー Ctrl+D
● 左のセルをコピー Ctrl+R
●今日の日付を入力。Ctrl+;
●セルを挿入Ctrl+Z
● ワークシート間の移動  Ctrl+Page Up/Page Down。

その他については下記参照。

積極的な「時短」をするために役立つExcelのショートカットキーTOP10 < パソコン | RapidHack(ラピッドハック)
Excel ショートカットキー一覧:Excel エクセルの使い方

グラフ

すみません、割愛します。。

その他

●ピポッドテーブル
●フィルタ機能
●印刷関連(印刷範囲、ヘッダーフッターの設定)
●罫線やフォントなどの体裁
●VBA
●縦横変えてペースト。右クリックから[形式を選択して貼り付け]→[行列を入れ替える]にチェックをいれてペースト。
●プルダウン設定…[データの入力規則]から入力値をリストにして設定します。
●ウィンドウ枠の固定…スクロールさせても行列を表示する
●列の幅を自動調整…列を選択して(複数もOK)、列の間の線をダブルクリックすると幅を自動調整

あなたは知ってる?ダブルクリックだけでできるExcelの小技いろいろ | IDEA*IDEA
Excel(エクセル)基本講座:図のリンク貼り付けとカメラ機能

参考

後半かなり端折った説明でした。。。もう少し、基礎からエクセルを勉強して、エクセルを駆使して仕事を効率化できるよう頑張ります。

仕事でExcel使うなら必ず読んでおきたい記事まとめ – NAVER まとめ
Excelの使い方 – NAVER まとめ
2013年仕事の目標。

2013年の仕事(経理)の目標については、

①エクセル習得

上記に書いたこと以外にもっと深める。特に関数、そして、データ分析しやすい表の作成能力を付けたい。
エクセルをよく使うので、やっぱりこのスキルは高めたいと思います。

②会計スキルを上げる

抽象的になってしまいますけど、会計士等の勉強を通じて会計の概念的なことはもちろん、
仕事で実際に使うような内部統制の知識や税務上の知識を本など通じて勉強したい。

③商品の流れを把握

これも非常に抽象的で目標にしづらいですけど、仕入から商品がどう動いて、どう決算書の数字に関係してくるのかを勉強したいと思っています。

④業界の知識を付ける

業界全体の知識をRSSなどでインプットするとともに、業界本を読んで消費者ニーズや業界特有の用語等を人に説明できるくらいになりたい。

⑤コスト削減につながる問題提起、解決策の提案

コストデータを集計することが多々あるので、正確なデータ集計はもちろん、分析等により異常値を発見して、コストを削減できるアイデアを探せるようになりたい。そのためには、費用の正常値等見なくても頭で浮かぶくらいにならなきゃなぁと思います。

⑥管理部門として、営業等の人のバックアップをできるように。

管理職って、会計のルールや会社のルールを守るよう注意しないとならないので、結構嫌われます。。
でも発想を変えて、同じ部門だと気づきにくいことを助言しているという立ち位置で、何かあった際(ミス等)に守ってあげられるようなそんな人になれるよう努めて行きたいと今年は思います。

また仕事をやっててよく言われるのが、もっと自分を出せということ。一つ、自分の”強み”をつけれるようにして、そこから何か成果が出るよう頑張ります。

読んで頂いて、ありがとうございます。